ÇALIŞAN ve STAJYERLERE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA METNİ (İNSAN KAYNAKLARI)

Fortes Mühendislik Doğal Gaz İnşaat San. Tic. A.Ş. Ailesine katılmak adına tarafımıza yaptığınız başvurunuz değerlendirilmiş ve olumlu sonuçlanmıştır. Fortes Mühendislik Doğal Gaz İnşaat San. Tic. A.Ş. olarak İnsan Kaynakları politikalarımızın planlanması ve yürütülmesi amacıyla siz değerli iş arkadaşlarımızın birtakım kişisel verilerini işlemekteyiz. Kişisel verilerinizin işlenme süreçleri ile ilgili olarak sizleri bilgilendirmek adına ve şeffaflık ilkesi doğrultusunda bu aydınlatma metnini hazırlamış bulunmaktayız. Bizlere ilettiğiniz veya edindiğimiz kişisel verilerinizi her koşulda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, doğru ve güncel haliyle, işlenme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir şekilde belirli, açık ve meşru amaçlar için işlemekteyiz.

İşbu aydınlatma metni ile, Şirketimiz bünyesinde işlenebilecek kişisel verileriniz ile ilgili süreçler ve sahip olduğunuz haklar konusunda sizleri bilgilendirmekteyiz.

VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında şirketimiz Fortes Mühendislik Doğal Gaz İnşaat San. Tic. A.Ş., veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.

Mersis No		: 0388144208700001
İnternet Adresi		: www.fortes.com.tr
Telefon Numarası	: 444 8 118
E-Posta Adresi		: info@fortes.com.tr
Adres			: Cevizli  Mh. Tugay Yolu  Cd. No: 20/A D:45-48 Ofisim İst. Plazaları Kat: 10 Maltepe / İstanbul
            

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ?

Kimlik Bilgisi: Ad, soyadı, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, milliyeti, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), pasaport bilgisi, sürücü belgesi.

İletişim Bilgisi: Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)

Eğitim Bilgisi: Öğrenim durumu, okul ismi, dönem bilgisi, mezuniyet ortalaması, yabancı dil bilgisi, eğitim ve beceriler, özel kurslar, katılınan seminer ve kurslar,hijyen sertifikası ve diğer sertifika bilgileri, bilgisayar bilgisi.

İş Deneyimi Bilgisi: Toplam tecrübe, çalışma durumu ve unvanı, iş deneyimleri (firma isimleri, çalışmış olduğu dönemler, iş tanımı)

Görsel ve İşitsel Bilgi: Fotoğraf, görüntü, ses kaydı.

Sürücü Belgesi: T.C. kimlik numarası, fotoğraf, ad, soyad, kan grubu, kullanılan cihaz-protezler, sürücü belgesi fotokopisi.

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi Çalışanın sosyal haklardan yararlanması için gerekli olan; yakınlarının iletişim, eğitim, sağlık, finansal ve kimlik bilgileri, evlilik tarihi, çocuk sayısı, aile fertleri bilgileri.

Banka Hesap Bilgisi: IBAN numarası, hesap numarası, çalışılan banka.

Finansal Bilgi: Finansal ve maaş detayları, bordrolar, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, özel sağlık sigortası/tamamlayıcı sağlık tutarı, asgari geçim indirimi bilgisi.

Özel Nitelikli Kişisel Veri Sendika-Dernek-Vakıf üyelik bilgisi, eski hükümlü olma durumu/sabıka kaydı/mahkumiyet bilgisi, engellilik durumu/tanımı/yüzdesi, dini, sağlık verisi, kan grubu, özel sağlık sigortası poliçesi, sağlık raporları, işbaşı sağlık raporu, işitme testi, göz testi, işe giriş ve periyodik muayene formları, hamilelik durumu, hamilelik raporu, sağlık ve doğum izni bilgileri, parmak izi-yüz tanıma bilgileri.

Çalışma Bilgisi: Sicil no, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, tahsis no, sosyal güvenlik no, TTF no, vergi dairesi no, esnek saatlerde çalışma durumu, sicil no, seyahat durumu, emekli sandığı, emekli sandığı giriş tarihi, emekli sandığı sicil no, bağkur giriş tarihi, bağkur sicil no, muhasebe kodu, çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, grevde geçen gün,

Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Verisi Eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangi eğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, müşteri ile görüşme kalite değerlendirme formu, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri, puantaj kayıtları.

Personel Takip Bilgisi: İşe giriş-çıkış saati, izin bilgisi.

Diğer: Ikametgah belgesi, sabıka kaydı olmadığına dair belge, izin formunda belirtilen sebepler, referans, hobiler, daha önce başvurduğu yerler, emeklilik tarihi, SGK bilgileri, plaka bilgisi, aile taziye bilgisi, askerlik durum bilgisi, işten çıkma nedeni.

KİŞİSEL VERİLERİN HANGİ AMAÇLA İŞLENECEĞİ

Elde ettiğimiz kişisel verileriniz kanun tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve 5. ve 6. maddede belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde Fortes Mühendislik Doğal Gaz İnşaat San. Tic. A.Ş. tarafından aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda işlenecektir:

• İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca özlük dosyanızın oluşturulması gerekmektedir. Bu çerçevede işe alım nedeniyle özlük dosyanız oluşturulurken kimlik bilgisi, eğitim bilgisi, iletişim bilgisi, iş deneyimi, askerlik bilgisi, aile bireyleri ve yakın bilgisi gibi kişisel verileriniz işlenmektedir.
• Personelimiz olarak kanuni bir hak olan izinlerinizi, ilgili formları doldurmak suretiyle kullanmaktasınız. İzin talebinin nedenine göre farklı izin formları (ücretli-ücretsiz yılllık izin formu, , ücretli evlilik izin formu, ücretli ölüm izin formu, ücretli doğum izni formu, ücretli refakatçi izin formu, ücretli doğal afet izin formu, engelli çocuk izin formu, ücretli mazeret izni formu) olmakla birlikte bu formlarda izin sebeplerinizi de belirtmektesiniz. Bu formlarda izin sebebiyle bağlantılı olarak izin sebebinizi destekleyici personele ve yakınlarına ait kişisel veriler işlenebilmektedir.
• İşe devamınızı takip amacıyla işyerine giriş ve çıkış saat bilgileriniz işlenmektedir.
• Çalışanlar adına gelen kargoların alınması, çalışan tarafından kargo gönderimlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla kimlik bilgileri işlenmektedir.
• Disiplin kurulunda değerlendirilmenizi gerektiren durumlarda özlük dosyanızda yer alan bulunan kişisel verileri ve eğer bir olaya dahil olunmuşsa olaya ait görüntüler işlenmektedir.
• Mahkemelerden ve çeşitli devlet dairelerinden gelen-giden evraklarla ilgili sürecin yönetimi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, adli sicil kaydı bilgisi ve yazışmanın içeriğine özgü olarak değişen bilgiler işlenmektedir.
• Kurumumuza stajyer olarak istihdam edilen kişilerin kimlik bilgisi, eğitim bilgisi, fotoğraf, finansal bilgisi ve özlüğe ilişkin diğer veriler işlenmektedir.
• İş kazasına maruz kalınması durumunda ilgili hakların tesis edilmesi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, sağlık bilgisi ve kazaya ait diğer kişisel veriler işlenmektedir.
• Personellerimizin yasal hakkı olan maaşlarının ve yan haklarının getirdiği ücretlerin ödenmesi amacıyla finansal bilgisi işlenmektedir.
• Eski hükümlüyü çalıştırma yükümlülüğümüz kapsamında ve bu kapsamla sınırlı olmamak üzere adli sicil kaydı bilgileriniz işlenmektedir.
• Bireysel emeklilik sigortası, özel sağlık sigortası/tamamlayıcı sağlık sigortası sürecinin yönetimi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, beden ölçüleri, sağlık bilgileri, çalışana ve çalışan yakınlarına ait bilgiler gibi sigorta için gerekli kişisel veriler işlenmektedir.
• Şirketimiz bina ve tesislerinin içerisinde ve çevresinde güvenliğin sağlanması, çalışma disiplini, performansın ve giriş çıkışların takibinin sağlanması amacıyla görüntüler, kamera kaydı, kimlik bilgileri ise güvenlik görevlilerimiz aracılığıyla işlenmektedir.
• Mevcut ve ileride çıkabilecek uyuşmazlıkların sağlıklı bir şekilde çözümlenebilmesi için özlük bilgileri işlenmektedir.
• Acil durum yönetim planlaması amacıyla çalışanlarımızın ve yakınlarının kimlik bilgisi ve iletişim bilgisi, çalışanların kan grubu bilgisi işlenmektedir.
• Sosyal etkinliklerin yürütülmesi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, doğum günü – evlilik yıldönümü, taziye bilgileri gibi kişisel veriler işlenmektedir.
• İşten çıkış işlemlerinin yapılması amacıyla özlük bilgisi işlenmektedir.
• Kartvizit basımının sağlanması amacıyla kimlik ve iletişim bilgisi işlenmektedir.
• Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması amacıyla kimlik bilgisi, bu yönde özel bir sigorta yapılacaksa sigorta yapılırken istenen bilgiler işlenmektedir.
• E-posta tanımlanması amacıyla kimlik, fotoğraf ve iletişim bilgisi işlenmektedir.
• Şirketimiz faaliyet/çalışan planlaması amacıyla çalışan performans ve kariyer gelişim bilgisi işlenmektedir.
• Şirketimiz personellerine tanınmış promosyon, indirim kartları, burs ödemesi, hediye çeki vb. sosyal haklardan istifade edilebilmesi adına personellere ve personel yakınlarına ait kişisel veriler işlenebilmektedir.
• Mali, finansal ve hukuki konularda destek almak, iletişim sağlamak ve bu konularda gerekli hazırlıkları yapmak ve müşavirlik hizmeti alabilmek amacıyla bağlantılı kişisel veriler işlenebilmektedir.
• İş elbisesi temini amacıyla beden ölçüleri bilgileri işlenmektedir.
• İşyeri giriş/çıkış ve mesai kontrolünün sağlanması amacıyla parmak izi ve yüz tanıma bilgisi işlenmektedir.
• Sözlü, yazılı veya dijital ortamdan tarafımıza ulaşan talep, soru, şikayet ve dileklerin sonuca ulaştırılması amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve başvuru ile ilgili personellerimizden tarafımıza iletilen kişisel veriler işlenmektedir.
• Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, karşılanması, eğitim planının duyurulması, eğitim faaliyetlerinin takibi, yürütülmesi ve değerlendirilmesi amacıyla kimlik bilgileri, performans ve kariyer gelişim verileri işlenmektedir.
• Yurtiçi ve yurtdışı seyahatlerinin planlanması amacıyla, pasaport ve kimlik bilgileri işlenmektedir.
• Araç tahsisi veya kiralık araç verilmesi durumunda bu sürecin yönetilmesi amacıyla sürücü bilgisi (ehliyet) ve tahsis edilen aracın GPS takip (lokasyon) bilgileri işlenmektedir.
• Araçlara park yeri tanımlanması amacıyla kimlik ve plaka bilgisi işlenmektedir.
• Düzenlenen yemek, kurum ziyareti ve benzeri etkinliklerin planlanabilmesi amacıyla kimlik ve iletişim bilgileri işlenmektedir.
• Telefon verilmesi, telefon hattı verilmesi ve yemek kartı çıkarılması amacıyla kimlik bilgisi, sürücü belgesi, ayrıntılı telefon faturası içeriğinde yer alan iletişim bilgileri, arama, data/internet kullanımı bilgileri işlenmektedir.
• Çalışanlarımızın, Şirketimizin sağladığı yemek hizmetinden faydalanması, yemekhane hizmetinin koordinasyonu, hazırlıkların yapılması ve bu hizmetin daha verimli bir şekilde sürdürülmesi amacıyla kimlik bilgileri, sağlık bilgileri ve beslenme bilgilerine ait kişisel veriler işlenmektedir.
• Masrafların hesaplanması amacıyla kimlik bilgisi ve lokasyon bilgisi, konaklama bilgisi, seyahat ve beslenme bilgileri işlenmektedir.
• İş sürekliliğinin ve takibinin sağlanması amacıyla, personele tahsis edilen bilgisayar, telefon, cep telefonu, laptop, tablet ve diğer elektronik cihazların içeriğinde yer alan kullanım bilgileri, ziyaret edilen internet siteleri, her türlü yazışmalar, e-postalar ve bu cihazların kullanımına ait her türlü veri işlenmektedir.
• Şirketimiz ile iletişime geçmek adına her türlü sözlü, yazılı ve elektronik ortamda yaptığınız başvurularda başvurucunun kimliğinin tespiti amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve başvuru evrakına ekleyerek veya elden/sözel olarak bize iletilen diğer bilgiler işlenmektedir.
• Şirketimizin ve şirketimizin organizasyon yapısının ve faaliyetlerinin tanıtılması amacıyla internet sitesinde çalışanlarımızın gerçekleştirmekte olduğu veya katıldıkları faaliyetlerin fotoğrafları, görüntü kayıtları, videoları gibi kişisel veriler işlenebilmektedir.
• Asgari geçim indiriminin hesaplanması ve bu sürecin yönetilmesi için aile bireyleri ve yakınlarının kişisel verisi işlenmektedir.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

İşlediğimiz kişisel verileriniz yukarıda sayılan amaçlar dahilinde ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinin belirlediği koşullar çerçevesinde;

• Ticari faaliyetlerimizin yerine getirilebilmesi ve sürekliliğinin sağlanabilmesi amacıyla, iş ortaklıklarımıza,
• Ürün ve hizmetlerin sağlanabilmesi amacıyla sınırlı olarak tedarikçilerimize,
• İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Şirketimizin faaliyet konularını gerçekleştirebilmek amacıyla işbirliği içinde olduğumuz gerçek/tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Personele tanımlanacak çeşitli indirim ve imkanlardan yararlanmak amacıyla bu indirim ve imkanı sağlayan kurumlara,
• Gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi veya araç tedariki amacıyla araç kiralama şirketlerine veya bu yönde hizmet veren diğer şirketlere,
• İlgili mevzuat hükümlerine istinaden yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve ticari faaliyetlerimizin denetimi amacıyla ilgili denetim firmalarına, özel entegratör firmalarına, bağımsız denetim firmalarına, mali müşavir/muhasebe firmalarına, hukuk bürolarına,
• Ürün ve hizmetlerin teslimatının gerçekleştirilebilmesi için kargo şirketlerine ve posta kuruluşlarına,
• Personele özgü telefon hattı çıkartılması ve internet kullanımı amacıyla GSM operatörlerine ve internet sağlayıcılarına,
• Genel/Özel sigorta, sağlık sigortası ve bireysel emeklilik yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla bireysel emeklilik şirketlerine ve sigorta şirketleri ve acentalara,
• Personel hakkında geçerli bir hukuki sebebe dayalı olarak referans talep eden banka, finans kuruluşları ve diğer firmalara,
• Bankacılık-finans işlemleri ve maaş ödemelerinin gerçekleştirilmesi amacıyla banka ve finans kurumlarına,
• Tamir, bakım, onarım ve servis hizmetleri yürüten çözüm ortağı şirketlere, tedarikçilerimize ve bu alanda faaliyet gösteren firmalara,
• Rezervasyon/promosyon amacıyla turizm ve/veya ulaşım şirketleri ve ilgili tedarikçilerle,
• Yemek kartı çıkarılması amacıyla yemek şirketlerine, restoranlara ve bu alanda faaliyet gösteren şirketlere,
• Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketlerine, hastaneler ve sağlık kuruluşlarına,
• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vb. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla tedarikçilerimize, çözüm ortaklarımıza,
• Yürütülen soruşturma ve yapılan idari ve yasal işlemlerle ilgili olarak denetleyici ve düzenleyici kamu kurum ve kuruluşlarına, otoritelere, güvenlik ve istihbarat kurumlarına, adli makamlara ve emniyet teşkilatına,
• Gerekli kalite, gizlilik ve standart denetimlerinin yapabilmesi amacıyla denetim firmaları, sertifikasyon kuruluşları ve bilgi güvenliği firmalarına,
• Kullandığımız SAP, CRM, ERP, İOMA, PDKS vb. işletim sistemleri ve bilgisayar programlarının veri tabanlarının oluşturulması, program işlerliğinin sağlanması ve programın bakım ve onarımının yapılabilmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışında kurulu yazılım firmalarına ve teknoloji şirketlerine,
• Etkinlik, konferans, kutlama, düğün ve benzeri sosyal etkinliklerin gerçekleştirilmesi amacıyla bu alanda faaliyet gösteren hizmet aldığımız firmalara,
• İşyeri güvenliğinin sağlanması amacıyla güvenlik şirketlerine, pazarlama stratejilerinin oluşturulması, yeni iş alanlarının geliştirilmesi, kalite standartlarımızın yükseltilmesi, maliyetlerin düşürülmesi amacıyla mali, ticari ve finans, yönetim ve insan kaynakları konularında uzman danışmanlık firmalarına,
• Gerek sözleşmesel gerekse idari yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla gerçek veya tüzel kişilere,

aktarılabilmektedir.

KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ ve HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz, başvuru formları, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, her türlü bilgi formları, anketler, iş başvuru formları, iş sözleşmeleri, sosyal medya uygulamaları, müşterilerimizden, tedarikçilerimizden ve iş ortaklarımızdan gelen yazılı, sözlü ve dijital bildirimler, çağrı merkezleri, kamera sistemleri ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığı ile açık rızanız ya da kanunda öngörülen diğer veri işleme şartları kapsamında toplanmaktadır.

Bu bilgiler, ticari ve idari faaliyetlerimizin, yasalar çerçevesinde sunulabilmesi ve bu kapsamda Şirketimizin ticari hayatını sürdürebilmesi ve yasalardan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi amaçlarıyla edinilir. 

İLGİLİ KİŞİLERİN 11. MADDEDE BELİRTİLEN HAKLARI

Personellerimiz, Şirketimizin yukarıda yer alan adresine noter aracılığıyla gönderilecek ihtarname veya kimlik ibraz ederek şahsen başvuru yöntemiyle başvuruda bulunarak; 

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK’nın 7 nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (5) ve (6) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

haklarına sahiptir.

Yukarıda belirtilen hakların kullanılacağı iletişim başvuru kanallarımız ve yöntemi, internet sitemizde veri sorumlusuna başvuru formunda ayrıntılarıyla düzenlenmiştir. Tarafımıza iletilen başvurular, talebin niteliğine göre talebin Şirketimize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 (otuz) gün içerisinde yanıtlandırılmaktadır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.  

Fortes Mühendislik Doğal Gaz İnşaat San. Tic. A.Ş.